Despachos y asesorías
IA para despachos y asesorías: lo repetitivo hecho, el criterio en tu equipo
En un despacho hay dos tipos de trabajo. Uno exige criterio profesional, se paga bien y es la razón por la que el cliente te llama. El otro es perseguir documentación, clasificar correos, contestar por decimoquinta vez qué papeles hacen falta y vigilar que no se pase una fecha. Los dos se los come el mismo horario.
Nosotros automatizamos el segundo. Sobre el gestor que ya tienes —a3, Sage o el que sea—, sin migraciones y sin que nadie tenga que aprender un programa nuevo. Lo que requiere juicio sigue siendo de tu equipo, siempre.
Trabajamos con despachos y asesorías de toda España. Oficina en Barcelona.
Aimoova es una agencia de inteligencia artificial que automatiza el trabajo repetitivo de despachos y asesorías —fiscal, contable, laboral y jurídico— conectándose al gestor y a los canales que ya usas. No sustituye el criterio profesional ni asesora al cliente final: prepara, ordena y avisa, y tu equipo revisa y decide.
El trabajo que no se factura
El trabajo que sobra en muchos despachos se parece a esto:
«La misma pregunta, cuarenta veces.»
Qué documentación hace falta, por dónde va un trámite, cuándo vence lo del trimestre. Son consultas legítimas, pero se contestan igual todas las veces y se las come una persona con formación.
«Perseguir papeles antes de cada cierre.»
La renta, el trimestre, la nómina. Un correo, otro correo, una llamada, un WhatsApp. Y el 20 del mes siguen faltando tres clientes.
«El miedo a que se escape una fecha.»
Una notificación de la Administración que nadie abrió a tiempo cuesta mucho más de lo que cuesta cualquier automatización.
«El gestor lo tiene todo, pero hay que meterlo a mano.»
Un despacho que ya tiene un programa de gestión bien montado no necesita otro. El problema es todo lo que hay que teclear en él porque llega por correo, por WhatsApp o en un PDF.
Qué automatizamos en tu despacho
Consultas que se repiten
Un asistente contesta por correo o WhatsApp lo que ya está contestado mil veces —qué documentación hace falta, por dónde va un trámite, qué plazos hay— con la información de tu despacho, y pasa a una persona en cuanto la pregunta tiene matices. No asesora: informa de lo administrativo.
Documentos y correos que entran
Clasificación por cliente y por tipo, para que nadie pierda veinte minutos buscando un contrato. Lo desarrollamos entero en gestión documental con inteligencia artificial.
Facturas
Lectura de importes, fechas y conceptos, listos para contabilizar, con validación humana antes de que entre nada en el sistema. Lo desarrollamos entero en automatización de facturas.
Plazos y notificaciones
Detección de vencimientos y asignación de la tarea al responsable, para que la fecha no dependa de que alguien se acuerde.
Reclamación de documentación
El recordatorio de «faltan tus facturas del trimestre» sale solo, con tu tono, tantas veces como haga falta y sin que nadie tenga que ir cliente por cliente.
Borradores
Respuestas y comunicaciones preparadas a partir de tus plantillas. Tu equipo revisa, corrige y envía. Nunca sale nada sin que lo mire una persona.
Nada de esto te obliga a cambiar de programa. Así trabajamos las automatizaciones.
Datos sensibles: dónde entra la IA y dónde no
Un despacho maneja datos fiscales, laborales y personales. Estas son las tres reglas que aplicamos, y son innegociables.
La inteligencia artificial prepara; tu equipo decide
No hay ningún flujo en el que una respuesta salga al cliente, o un asiento entre en el sistema, sin que una persona lo haya validado.
No asesora
El asistente responde lo administrativo. En cuanto la pregunta pide criterio —fiscal, laboral o jurídico— la pasa a un profesional del despacho. Y lo dice.
Tratamiento conforme al RGPD
El alcance concreto —qué datos se tratan, dónde, quién accede y cuánto tiempo se conservan— se define en el diagnóstico, con tus herramientas y tus flujos delante.
Sin cambiar tu programa de gestión
Trabajamos sobre el gestor que ya usas y sobre tu correo, tu WhatsApp y tus hojas de cálculo. No te hacemos migrar, no sustituimos tu software y no te vendemos otro CRM: bastante has invertido ya en el que tienes. El alcance exacto de cada integración se valida en el diagnóstico, porque depende de lo que permita cada programa.
Si lo que buscas es un programa nuevo de gestión de despacho, no somos eso. Si lo que buscas es que el que ya tienes deje de rellenarse a mano, sí.
Prueba: no te lo contamos, lo escuchas
Antes de creerte nada, pruébalo
El teléfono de Aimoova lo coge una inteligencia artificial. No es una demo grabada: es nuestro propio agente de voz atendiendo nuestras llamadas las 24 horas. Llama y hazle preguntas. La demo de Aimoova no tiene montado el paso a una persona; en cada proyecto que entregamos sí dejamos esa salida conectada con el equipo.
Te atiende Lia 24/7.
Y está en producción. En un cliente del sector turístico tenemos un asistente que se identifica como IA y cumple el artículo 50 del Reglamento europeo en cinco idiomas, probado uno por uno.
Cuándo un bot no puede ser tu único canal de atención
Si tu empresa entra en el ámbito de la Ley 10/2025, un sistema automático no puede ser tu única vía de atención al cliente: si alguien pide hablar con una persona, tiene que poder. El plazo termina el 28 de diciembre de 2026. No aplica a cualquier pyme —depende del sector y del tamaño—, pero la salida a persona la montamos siempre, entres o no entres. Comprueba si te aplica.
Para un despacho es doblemente relevante, porque parte de tus clientes te va a preguntar exactamente eso mismo sobre sus propios negocios. Nuestro asistente se identifica siempre como automático —artículo 50 del Reglamento europeo de inteligencia artificial— y deriva a una persona en cuanto se lo piden.
Qué cuesta empezar
La mayoría de despachos arranca por una automatización concreta —reclamación de documentación, plazos, facturas—, a partir de 250 € según alcance, con importes estimados y sin IVA. Los asistentes de chat y de voz tienen su propia horquilla de entrada, y si quieres que tu equipo aprenda a usar lo que se monta, hay formación a medida sobre tus casos.
El desglose completo está publicado en precios; el precio final varía según volumen, integraciones, idiomas y alcance. Y el diagnóstico previo, que es lo que decide por dónde empezar, no cuesta nada.
Aimoova trabaja con empresas de cualquier sector. Lo que buscamos no es un despacho: es un trabajo administrativo que se repite y que hoy hace una persona a mano. Si lo tuyo se parece pero no es un despacho, cuéntanoslo igual.
Antes de empezar
Preguntas frecuentes
¿Se integra con mi programa de gestión (a3, Sage…)?
Ese es el objetivo y el alcance se valida en el diagnóstico: trabajamos sobre el gestor y las herramientas que ya usas, sin migraciones. La integración concreta depende de lo que permita cada programa, y eso se comprueba con tu caso delante antes de prometer nada.
¿Es confidencial? ¿Cumple el RGPD?
Sí: revisión humana en todo lo sensible y tratamiento de datos conforme al RGPD, con el alcance definido en el diagnóstico según tus flujos. La inteligencia artificial automatiza lo repetitivo y no asesora al cliente final. Qué datos se tratan, quién accede y cuánto se conservan queda por escrito antes de empezar.
¿La IA puede dar una respuesta fiscal o jurídica equivocada a un cliente mío?
No, porque no se le deja. El asistente responde lo administrativo —qué documentación hace falta, por dónde va un trámite, qué plazos hay— y en cuanto la pregunta pide criterio la pasa a un profesional de tu despacho. Los borradores que prepara los revisa y los envía una persona.
¿Cuánto cuesta?
Cada servicio tiene su horquilla de entrada publicada en la página de precios. Son importes estimados y sin IVA, y el precio final varía según volumen, integraciones, idiomas y alcance. El diagnóstico previo, que es lo que decide por dónde empezar, es gratuito.
¿Sustituye a mi equipo?
No. Automatiza tareas repetitivas para que el equipo pueda dedicar más tiempo al criterio profesional y a la relación con el cliente. Antes de plantearlo, medimos qué horas se van en perseguir documentos y copiar datos.
¿Cuánto se tarda en ponerlo en marcha?
Depende de los procesos, las herramientas y las pruebas. El calendario se revisa con tu caso y queda por escrito en la propuesta.
¿Tenéis despachos o asesorías como clientes?
Trabajamos con empresas de varios sectores y tenemos asistentes de chat y de voz en producción, incluido el que atiende nuestro propio teléfono. Puedes llamar y comprobarlo antes de contratar nada.
Recursos para despachos
¿Qué automatizarías primero en tu despacho?
Empieza por el diagnóstico online gratuito: unas preguntas y te devolvemos un primer mapa de qué merece la pena automatizar en tu despacho, con un paso concreto y sin tecnicismos. Si prefieres hablarlo, cuéntanoslo en el formulario; y si quieres oírlo antes, llama a nuestro teléfono y te atenderá nuestra propia inteligencia artificial.