Gestión documental
Gestión documental con inteligencia artificial
El contrato está en el correo de quien lo firmó. El albarán, en una foto del móvil de alguien. El justificante, en una carpeta compartida con un nombre que solo entiende quien la creó. Y la versión buena del presupuesto es la que acaba en _final_v3_ESTE.
Guardar documentos nunca ha sido el problema. El problema es volver a encontrarlos, y saber cuál de los cuatro que aparecen es el que vale.
Montamos la capa que falta: la que lee cada documento que entra, lo clasifica, le saca los datos que importan y lo deja donde tu equipo lo va a encontrar. Sobre las herramientas que ya usas.
Trabajamos con empresas de toda España. Oficina en Barcelona.
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El problema casi nunca es el gestor documental
Muchas empresas ya tienen dónde guardar los documentos. Tienen SharePoint, tienen Drive, tienen una unidad de red, tienen incluso un gestor documental comprado hace cuatro años. Y aun así nadie encuentra nada.
Es porque falta la parte que no vende ningún software: que alguien decida cómo se clasifica, que ese criterio se aplique siempre igual y que se aplique sin depender de que una persona se acuerde.
Eso es lo que montamos. No te vendemos otro sitio donde guardar cosas. Montamos la capa que las clasifica al entrar y las hace localizables al salir, encima de lo que ya tienes.
Qué hace la capa de inteligencia artificial
Al entrar el documento
- Lo identifica. Distingue un contrato de un albarán, de un justificante, de un certificado, de un parte de trabajo.
- Le saca los datos. Partes implicadas, fechas, importes, números de referencia, vencimientos. Los que tú decidas que importan.
- Lo nombra igual siempre. Con la nomenclatura que acordemos, no con la que tuviera el archivo.
- Lo guarda donde toca. En la estructura de carpetas o el gestor que ya usáis.
- Lo relaciona. Con el cliente, el proyecto, el expediente o el pedido al que pertenece.
Al buscarlo
- Se busca por lo que dice, no solo por cómo se llama. «El contrato de mantenimiento que vence este trimestre» funciona aunque el archivo se llame escaneo_004.pdf.
- Se responde con la fuente. Cuando alguien pregunta, la respuesta viene con el documento y la página de donde sale. Si no está, dice que no está: no se lo inventa.
- Avisa de vencimientos. Si un documento tiene fecha de caducidad y esa fecha se ha extraído, se puede avisar antes de que pase.
Ninguna de estas cosas funciona bien con documentos ilegibles, escaneos torcidos o formatos que cambian cada mes. La calidad de la entrada marca el techo. Antes de proponerte nada miramos una muestra de los tuyos.
Qué no hacemos
No digitalizamos archivos en papel.
No vamos a tu oficina a escanear cajas ni recogemos fondos históricos. Si tienes ochenta metros lineales de archivo físico, lo que necesitas primero es una empresa de digitalización; nosotros entramos después, cuando ya hay ficheros.
No vendemos ni revendemos gestores documentales.
Si SharePoint, Drive, Odoo o el gestor que compraste cubren tu caso, trabajamos sobre ellos y te ahorras una licencia más.
No hacemos consultoría de archivo ni certificaciones.
Si lo que necesitas es un cuadro de clasificación normalizado o cumplir una ISO, eso es otra disciplina y otro proveedor.
No custodiamos tus documentos.
Se quedan en tu infraestructura o en la que tú decidas.
Dónde suele doler
Contratos y renovaciones
Si las fechas están repartidas, extraer el vencimiento y avisar con la antelación acordada ayuda a revisar qué toca renovar.
Albaranes y partes de trabajo
Llegan en foto, desde el móvil, a veces por WhatsApp. Casarlos con el pedido correcto es trabajo manual puro.
Expedientes de cliente
Cada uno con su documentación, cada uno incompleto de una forma distinta. Saber qué falta antes de que lo pregunte el cliente cambia la conversación.
Documentación de personal
Contratos, nóminas, formación, prevención. Con fechas de caducidad reales y consecuencias si se pasan.
Justificantes y documentación de proyecto
Especialmente cuando hay que aportarla a un tercero y hay que reunirla de cero cada vez.
Si tu caso son facturas concretamente, tiene su propia página con su propio detalle: automatización de facturas.
Sobre qué lo montamos
Partimos de lo que ya pagas. Si tu empresa vive en Microsoft 365, se monta ahí. Si vive en Google Workspace, ahí. Si tienes un gestor documental con API, la usamos.
Cuando no hay nada, o lo que hay no se deja integrar, planteamos la opción más sencilla que resuelva —a veces es una base de datos y una interfaz mínima, no un producto entero— y te decimos qué implica mantenerla.
Y una decisión que sale siempre: dónde se procesan los documentos. Si tratas datos personales o información sensible, revisamos qué proveedor los ve, dónde están los servidores y qué contrato hay firmado. Cuando el caso lo justifica, planteamos opciones europeas o procesamiento en tu propia infraestructura. Lo dejamos por escrito para que tu responsable de protección de datos pueda revisarlo.
Precio
Cuánto cuesta
Entra en la horquilla general de automatizaciones: de 250 € a 10.000 €, importes estimados y sin IVA. Clasificar un tipo de documento que llega por un canal está en la parte baja; ordenar la documentación de varias áreas, con extracción de datos, avisos y buscador, en la alta. El precio varía por el volumen documental, las integraciones, los idiomas y el alcance de la clasificación, la extracción y la búsqueda.
Presupuesto cerrado y por escrito antes de empezar. El desglose, en precios.
Cómo empezamos
- Elegimos un tipo de documento.
El que más duela. No los siete a la vez.
- Nos das una muestra representativa.
Incluye documentos sencillos y casos difíciles, anonimizados si hace falta.
- Acordamos el criterio de clasificación.
Es la parte que parece burocrática y es la que decide si esto funciona. Se escribe y se aprueba antes de programar nada.
- Montamos el flujo sobre un canal de entrada.
- Corre en paralelo durante una fase de prueba mientras el equipo sigue trabajando como siempre y se comparan resultados.
- Se amplía a los demás tipos y canales cuando el primero se sostiene solo.
El paso 3 suele ser el punto de bloqueo, y no por la tecnología: ocurre cuando no se ha acordado cómo clasificar. Si esa conversación no se puede tener en tu empresa, la automatización tampoco va a arreglarlo.
Antes de empezar
Preguntas frecuentes
¿Necesito comprar un gestor documental?
Normalmente no. Si ya usas SharePoint, Google Drive, un gestor documental o incluso una unidad compartida ordenada, montamos la capa de inteligencia artificial encima de eso. Solo proponemos algo nuevo cuando lo que hay no tiene forma de integrarse, y en ese caso te decimos qué implica mantenerlo antes de que decidas.
¿Hacéis digitalización de documentos en papel?
No. No vamos a tu oficina a escanear archivos ni recogemos fondos históricos. Trabajamos desde que existe un fichero digital: si alguien escanea o fotografía el documento, la automatización se encarga del resto. Para el papel acumulado necesitas antes una empresa de digitalización.
¿Qué pasa con los documentos confidenciales?
Se decide en el diseño, no después: qué documentos entran en el flujo, qué proveedor los procesa, dónde se almacenan y quién puede consultarlos. Aplicamos permiso mínimo y registro de accesos, y cuando el caso lo justifica planteamos procesamiento en infraestructura europea o propia. Todo queda por escrito para que tu responsable de protección de datos lo revise.
¿La IA puede equivocarse clasificando?
Sí, y por eso el flujo no se diseña asumiendo que acierta siempre. Lo que no cuadra o no supera el umbral de confianza no se archiva a ciegas: va a una bandeja de revisión con el motivo escrito. Los umbrales los ajustamos contigo, porque depende de cuánto te duele un documento mal clasificado frente a un documento parado.
¿Sirve con documentos escaneados o fotos del móvil?
Depende de la calidad del original. Los escaneos torcidos, las fotos a contraluz y las copias de copias exigen una prueba específica. Lo comprobamos con tu muestra real antes de presupuestar en vez de prometerlo de antemano.
¿Cuánto se tarda?
El plazo depende del número de tipos documentales, los canales de entrada, las extracciones y los permisos. Lo revisamos con una muestra y dejamos el calendario por escrito en la propuesta.
¿Esto vale para cumplir una ISO o una auditoría?
Puede ayudar —trazabilidad, nomenclatura uniforme, registro de accesos— pero no es lo que vendemos. No hacemos consultoría de archivo ni preparamos certificaciones. Si ese es tu objetivo, necesitas además un especialista en la norma.
¿Cuánto tarda tu equipo en encontrar un documento de hace dos años?
Si la respuesta es «depende de quién lo guardara», ese es el problema. Cuéntanoslo y te decimos qué parte se arregla con automatización y qué parte es una decisión que tenéis que tomar vosotros. Trae el tipo de documento que más se pierde. Con una muestra real te decimos si esto se sostiene o si primero hay que ordenar otra cosa.
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