Automatización de facturas
Automatización de facturas: que dejen de teclearse a mano
Las facturas de proveedor llegan por correo. Y por WhatsApp. Y en un PDF que alguien reenvía. Y en papel, dentro de un sobre. Alguien las descarga, las mira, decide de quién son, las renombra, las mete en el programa y las archiva en una carpeta que tiene un nombre distinto según quién la creara.
No es un problema de tecnología. Es que ese trabajo lo hace una persona que cobra por hacer otra cosa, y se acumula justo la semana de cierre.
Trabajamos con empresas de toda España. Oficina en Barcelona.
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Automatizamos ese trayecto entero: desde que la factura entra hasta que está registrada y archivada donde toca. La persona deja de teclear y pasa a revisar lo que la máquina marca como dudoso.
Cómo es hoy y cómo queda
Hoy
- La factura llega por uno de cuatro o cinco canales distintos.
- Alguien la descarga y la abre.
- Mira el CIF, la fecha, la base, el IVA y el total.
- Decide a qué proveedor y a qué cuenta va.
- Lo teclea en el programa de contabilidad.
- Renombra el archivo y lo guarda en una carpeta.
- Si falta algo, escribe al proveedor y se queda pendiente en su cabeza.
Después
- La factura llega por el canal de entrada acordado, sin cambiar nada para el proveedor.
- El flujo la recoge y la inteligencia artificial lee los campos: emisor, CIF, número, fecha, base, IVA, total y concepto.
- Comprueba lo comprobable: que el CIF existe en tu maestro de proveedores, que el total cuadra con base más IVA, que ese número de factura no estaba ya registrado.
- Lo que cuadra entra solo en tu programa.
- Lo que no cuadra va a una bandeja de revisión con el motivo escrito al lado.
- El PDF queda archivado con un nombre uniforme y enlazado al asiento.
Lo importante no es el paso 2. Es el 5: la automatización no decide en la duda, la señala. Quien revisaba cien facturas revisa las seis raras.
Lo que se puede comprobar solo
Un modelo de lenguaje lee bien una factura, pero leer no es suficiente: hay que verificar. Estas son las comprobaciones que dejamos montadas por defecto, y no dependen de que la IA acierte:
- Que la suma cuadre. Base más IVA igual a total. Si no cuadra, no entra.
- Que el proveedor exista. Si el CIF no está en tu maestro, se para y se avisa. No se crean proveedores nuevos sin que alguien lo apruebe.
- Que no esté duplicada. Misma serie, mismo número, mismo emisor: se descarta y se avisa.
- Que los tipos de IVA sean los que aplican. Cualquier tipo fuera de lo esperado se marca para revisión.
- Que exista el pedido o el albarán, si tu operativa los usa y son accesibles.
Cada una de estas reglas se puede endurecer o relajar. Lo decidimos contigo antes de montar nada, porque el umbral correcto depende de cuánto te duele un falso positivo frente a un error que se cuela.
Dónde acaba la factura
Partimos de tu programa, no del nuestro. Si ya pagas una herramienta de facturación o contabilidad, la automatización escribe ahí.
Con API pública y documentada, escribimos directamente.
Sin API pero con importación de ficheros, generamos el fichero en el formato que acepte y lo dejamos donde toque.
Sin ninguna de las dos, te lo decimos antes de presupuestar. Hay programas que no se dejan automatizar, y forzarlo con un robot que mueve el ratón es una fuente de averías, no una solución.
Qué no hace
No sustituye a tu asesoría ni a tu contable.
Prepara el trabajo mecánico; la contabilización correcta y la responsabilidad siguen donde estaban.
No es un asesor fiscal.
No decide qué es deducible, ni cómo se imputa un gasto, ni qué régimen te aplica. Si tu asesor te dice que una factura va a otra cuenta, la automatización se ajusta a lo que él diga.
No arregla facturas mal hechas.
Si el proveedor manda un PDF sin CIF o una foto borrosa, seguirá haciendo falta una persona. Lo que ganas es que esa persona vea solo esas.
No es un gestor documental.
Archiva la factura y la deja localizable, pero si tu problema es el archivo entero de la empresa, eso es gestión documental con IA.
No compensa si el volumen es bajo.
Medimos primero si el tiempo ahorrado compensa el proyecto. Si no compensa, te lo decimos.
Precio
Cuánto cuesta automatizar la entrada de facturas
Entra dentro de la horquilla general de automatizaciones: de 250 € a 10.000 €, importes estimados y sin IVA. Un único canal de entrada y un programa con API estándar está en la parte baja; varios canales, validación contra pedidos y un programa que no se deja integrar, en la alta. El precio varía por el volumen de facturas, las integraciones, los idiomas de los documentos y el alcance de la extracción y la validación.
Presupuesto cerrado y por escrito antes de empezar. El desglose completo, en precios.
Cómo empezamos
- Nos enseñas una muestra de facturas reales.
Anonimizadas si hace falta. La muestra sirve para detectar proveedores que mandan formatos distintos, conceptos que no encajan y documentos difíciles de leer.
- Te decimos qué porcentaje entraría solo con esa muestra, y cuál se quedaría en revisión.
Sin ese número, cualquier promesa es humo.
- Montamos el flujo sobre un canal.
El que más volumen tenga. No los cinco a la vez.
- Corre en paralelo durante una fase de prueba.
La persona sigue haciendo su trabajo y compara. Cuando el flujo alcanza el criterio acordado, se le da el mando.
- Se amplían los otros canales y se ajustan los umbrales con datos reales.
El punto 2 es el que nadie te va a dar. Preferimos decirte que la muestra no alcanza un nivel de automatización útil antes de cobrarte, y no que lo descubras cuando el flujo ya está montado.
Esta página cubre la entrada de facturas de proveedor. Si lo que te interesa es el otro lado —emitir, cobrar, perseguir impagados— o cualquier otro proceso repetitivo, el mapa completo está en automatización de procesos con IA.
Y si tu problema no son las facturas sino los documentos en general, la página que buscas es gestión documental con inteligencia artificial.
Antes de empezar
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta automatizar las facturas?
Entra en la horquilla general de automatizaciones de Aimoova: de 250 € a 10.000 €, importes estimados y sin IVA. Un solo canal de entrada y un programa de contabilidad con API estándar está en la parte baja; varios canales, validación contra pedidos y un programa sin API, en la alta. El precio varía por volumen, integraciones, idiomas y alcance. Te damos el número cerrado por escrito antes de empezar. El desglose está en precios.
¿Qué porcentaje de facturas entra sin que nadie las toque?
Depende por completo de tus proveedores y de tu programa, así que no damos una cifra genérica: nos la inventaríamos. Lo que sí hacemos es medirlo antes de cobrarte. Con una muestra representativa de facturas reales te decimos qué proporción entraría sola y cuál se quedaría en revisión. Si ese número no compensa el proyecto, te lo decimos.
¿Sirve con facturas en papel?
Sí, si alguien las escanea o las fotografía. La automatización empieza cuando existe un archivo digital. No recogemos papel ni digitalizamos archivos físicos.
¿Y si el proveedor manda la factura por WhatsApp?
Lo revisamos como posible canal de entrada. Antes de presupuestar confirmamos qué integración es viable y qué implica; no damos por hecha una compatibilidad que no hayamos probado. El objetivo es evitar que el proveedor tenga que cambiar su forma de enviar la factura.
¿Esto sustituye a mi asesoría?
No. Prepara el trabajo mecánico —leer, validar, registrar y archivar— para que tu asesoría o tu equipo interno dediquen el tiempo a lo que requiere criterio. La contabilización correcta y la responsabilidad siguen donde estaban.
¿Qué pasa con la factura electrónica obligatoria?
La automatización se adapta al sistema con el que factures y a lo que te indique tu asesor: no interpretamos normativa fiscal ni te decimos qué tienes que cumplir ni cuándo. Si tu programa cambia de formato o de requisitos, ajustamos el flujo.
¿Cuántas horas al mes se van en teclear facturas?
Si la respuesta la sabes de memoria porque te duele, ese es el proyecto. Cuéntanoslo y te decimos qué parte se puede quitar de en medio y qué parte va a seguir necesitando a una persona. Trae una muestra de facturas de las de verdad, de las que dan problemas. En la primera llamada te decimos si esto te compensa.
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